Engineering Specifications Management| Digital transformation for 2nd and 3rd tier suppliers
Project Overview
This project was developed as a general solution for 2nd and 3rd suppliers, companies who develops materials and components for 1st tier suppliers in automotive industry.
Process to be improved:
- back-office employee collect customer requirements regarding a new component / material needed to be supplied
- customer requirements are merged with internal product characteristics to define product and process characteristics, which needs specific approvals by different employees
- in the end the new component/ product is transferred to manufacturing
Actual process is based on a hard copy form which is performing a loop through different departments for review/ approval, then it is stored in a folder.
Due to actual issue(s), became mandatory implementation of a new system which has to:
- allows remote product characteristics definition/ review and approval
- provide an easy way to find and retrieve product characteristics list
- automatically alerting system when the flows are not closed in a specific period of time
A project was initiated with the main goal: to perform the digital transformation of engineering specifications definition and the cross-approval process by deploying an easy to be used digital tool.
Implementation
Omnium Team has performed the following activities:
- Process review - identification of approval flows
- Identify unnecessary activities and remove them from process
- Plan digital tools development
- definition of use case, software structure
- Develop software solution
- Fine tuning and improvement
As a general rule, Omnium Team works closely with key representative from customer manufacturing site during such implementations. This way of work is needed to customise this solution, due the fact that each company has its own process.
Results
The application was developed in a lean way - to be easily used. The main interface allows users to quickly perform their tasks:
Workflow initiation
To initiate a part/ material workflow is very easy: just access Getting started area then fill Start Workflow form:
We recommend to pass this role to back-office or equivalent (customer technical interface).
One important specification (category) to be defined is the "Special Characteristics" column. According IATF 16949, a special characteristic is "classification of a product characteristic or manufacturing process parameter that can affect safety or compliance with regulations, fit, function, performance, requirements, or subsequent processing of product". Such characteristics are (generally) defined by OEM and cascade throughput supply chain. Our digital tool provide supplementary functions for correct management of such characteristics.
Following the workflow initiation, involved users are notified by email to work on workflow update/ approval.
Workflows approval process
Following previous process step the approval is performed by each responsible according predefined tasks. There is a main sections which shows workflows summary:
By accessing Open Workflow hyperlink, users enters in product definition interface:
- Update defined characteristics
- Upload related documents
- Approve their workflow
Special characteristics repository
This interface provides access to a matrix: part - special characteristic:
This interface displays a list of special characteristics including customer-customer part number. There is a special function : upload related document who implements special characteristic control method. This is very important taken in consideration IATF requirements regarding control of special characteristics.
The utilisation of this digital tools is documented in online user manual, interfaces which allows quick access to main functions description:
Conclusion
By using this solution, our customers has mitigated the risk of not controlling the definition, checking, implementation and approval of Engineering specifications.
In the end, this solution increases also the company ability to control this process when employees are working from home.
Not, at last, such software as part of customer/ certification body audits was audited with positive conclusions.
Implementarea conceptelor Calitate 4.0
Despre Calitatea 4.0
Noi toți suntem familiarizați cu conceptul de Industria 4.0, dar mai puțin cu conceptul de Calitate 4.0.
Calitatea 4.0 se referă la digitalizarea proceselor referitoare la managementul calității.
Noi am fost implicați încă de la începutul anilor 2000, când am început simplificarea proceselor de acces la documentația sistemului de management prin publicarea acestora în portaluri Intranet.
Proiectele de transformare digitală în vederea tranziției către ”Quality 4.0” au început din 2004 când am instalat primul Windows 2003 SBS server și am dezvoltat primul portal pentru o companie multinațională producătoare de componente auto.
Abordarea Omnium Software
Suntem în acest domeniu de aproape două decenii, timp în care am văzut multe situații apărute ca urmare a modificărilor standardelor de referință precum IATF 16949 și a evoluției tehnologiilor.
Pas cu pas am asimilat din ce în ce mai multe procese în această abordare de transformare digitală, procese precum:
- fluxul de control al documentelor (propunere - aprobare propunere - transfer spre aprobare - aprobare - publicare)
- fluxul de management al acțiunilor corective/ preventive)
- procesele de audit intern
În urma acestei experiențe practice în industria auto, noi am definit o serie de instrumente digitale pe care le considerăm necesare pentru susținerea implementării unui sistem de management robust:
Ca prim pas recomandăm implementarea:
- interfeței principale - punctul de acces în portal
- sistemului de control al documentelor (DCS - Documents Controller System)
- sistemului de management al riscurilor, oportunităților și acțiunilor (ORC - Online Controller System)
Proiect de ameliorare a sistemului de management al calității ca prim pas spre tranziția la ”Quality 4.0”
Situația curentă
Companie din industria auto, producătoare de componente, furnizor de rangul 1 sau 2.
Sistem de management implementat într-o structură descentralizată, documentația este în mare parte pe suport de hârtie sau formată din fișiere Office sau similar, fișiere stocate în computerele utilizatorilor.
În timp sunt identificate următoarele probleme:
- accesul la documentație este dependent de persoanele care dețin respectivele documente/ date. Dacă persoana nu este disponibilă, documentul nu poate fi accesat.
- căutarea unui document ia foarte mult timp, mai ales în cazul auditului intern, ceea ce poate duce la ”depunctarea” companiei
- documentele sunt pierdute des, fenomen cauzat de rotația personalului
- în cazurile tot mai des întâlnite în care trebuie să lucrăm remote și centralizat, acest lucru nu este posibil
Obiectivele proiectului de ameliorare
Transformarea digitală a sistemului de management al calității, pentru:
- sistematizarea documentelor pentru facilitarea accesului la acestea dintr-o locație unică accesibilă întregului personal
- eliminarea pierderilor de informație documentată printr-un control centralizat al acesteia
- organizarea fluxurilor de verificare/ aprobare/ distribuire a documentelor într-un mod trasabil și organizat
- controlul în timp real al progresului acțiunilor în vederea creșterii implicării personalului și eliminării situațiilor în care anumite acțiuni nu se realizează la timp fără un motiv obiectiv
Implementarea în viziunea noastră
Implementarea constă în primul rând în analiza activităților administrative efectuate în vederea eliminării celor fără valoare adăugată un exemplu ar putea fi deplasarea de la parter la etaj pentru a semna un formular), identificării riscurilor relative la controlul informațiilor documentate și adăugarea elementelor digitale.
În final vom obține un sistem de management al calității implementat într-un mod robust, independent de persoanele care îl operează.
Interfata principală - orientarea spre procese
IATF 16949 este un standard orientat spre procese. Orice companie care va implementa un sistem compatibil cu acest standard va trebui să identifice procesele pe care le operează și cerințele standardului la care aceasta va răspunde.
De aici putem accesa secțiunea procese unde vedem compatibilitatea cerințelor pentru fiecare proces și de unde putem accesa documentația sistemului:
De aici putem căuta în interiorul sistemului folosind cuvinte cheie și comuta vederile în funcție de standardul curent (IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001..).
Accesând procesul auditat, vizualizăm rapid documentația aferentă:
Documentele sunt gestionate prin intermediului instrumentului digital DCS, element care trebuie introdus pentru a facilita transformarea digitală a sistemului de management.